副業の経費はカード明細だけでもいい？領収書・請求書の残し方

ここでは、事業所得や業務に係る雑所得が生じる副業の支出を扱います。

所得税では、カード明細しか残っていなくても、必要経費になるかどうかは支出の内容と副業との関係で決まります。ただし、カード明細だけでは「何を買ったか」「なぜ副業に必要だったか」を説明しにくいことがあります。

必要経費は、所得を計算するときに収入から差し引く費用です。国税庁は、事業所得や雑所得の必要経費について、収入を得るために直接かかった費用や、その年に生じた業務上の費用と説明しています。私用の支出は必要経費になりません。業務と私用の両方に関係する支出は、取引記録などに基づいて業務分を明らかに区分できる金額が対象です。

カード明細、店の書類、帳簿の役割は次のように分かれます。

帳簿で使う「勘定科目」は、通信費など、取引内容に応じた分類名です。「按分」は、私用と業務用に分けるなど、使った割合に応じて金額を分けることです。

たとえば、ネットショップの商品発送に使う封筒をカードで買った場合、カード明細の店名と金額をレシートと照合します。レシートで品名を確かめ、帳簿や取引記録に用途を「商品発送用」と記録します。

カードを家計用と副業用に分けても、この3つの役割は変わりません。

出典

• 国税庁「No.2210 必要経費の知識」

次の表は、あとから取引内容を説明しやすくするための組み合わせです。

商品名が載ったレシートなら、但し書きが「お品代」だけの領収書より購入内容が分かります。「領収書」という名称だけで選ばず、取引日、相手方、金額、購入内容が分かる記録を残します。カード売上票は支払いを確認する補助資料で、購入品や副業での用途を示すものではありません。

領収書が手元にない場合

ネット通販なら、購入履歴で領収書や請求書を発行・再発行できないか、最初に確認します。実店舗なら、店へ再発行の可否を問い合わせます。

発行・再発行できない場合は、手元にあるカード明細、注文確認メール、購入履歴、納品書などをまとめ、帳簿に購入内容と副業での用途を記録します。領収書がないだけで経費から外れるわけではありませんが、支出を説明できる資料は少なくなります。

取引が高額な場合や、領収書等を取得できない取引が続く場合は、申告前に税務署や税理士へ確認します。

残っている資料と、自分で作成した用途メモは分けて保管します。

紙で受け取った領収書・請求書

紙で受け取った書類は、年・月ごとに分けて紙のまま保管すると管理しやすくなります。感熱紙の印字が薄れることに備えて、画像を残すことはできます。

ただし、保存義務のある紙の書類を廃棄して電子データに代えるには、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。スマートフォンで撮影しただけでは、スキャナ保存の要件を満たしたことにはなりません。

紙の書類を月ごとに分けるなら、A4対応・13ポケットのセキセイ ドキュメントファイル ホワイト SSS-1212 を使う方法もあります。例えば、1〜12月と未整理分に分けて使えます。手元の封筒やファイルで保管できている場合は、新しく購入する必要はありません。

Webやメールで受け取った明細・領収書

所得税のルールで帳簿や書類を保存する義務がある人（保存義務者）が、事業に関するカード利用明細をWebで受け取った場合、その明細データ自体が電子取引データに当たります。さらに、各取引の領収書や請求書も電子で受け取っていれば、カード明細とは別に保存します。

電子で受け取ったPDFやメールは、印刷しても原則として元のデータを残します。メール本文に取引情報がある場合はメールを、添付PDFだけに取引情報がある場合はその添付ファイルを保存します。

ネット通販のサイト上で領収書を保存しておく方法もありますが、保存期間中いつでも確認でき、電子取引データの保存要件を満たすことが前提です。アカウントを解約したり表示期間が終わったりすると、その領収書は確認できなくなります。PDFなどを手元へダウンロードしておけば、サイトの状況に左右されずに確認できます。

電子取引データの検索と訂正・削除防止を確認する

電子取引データは、画面で確認できる状態や、正当な理由のない訂正・削除を防ぐ措置などの要件に沿って保存します。検索機能も原則として必要ですが、条件によって不要になります。

個人の場合、電子取引を行った年の前々年（基準期間）の売上高が5,000万円以下で、税務職員による電子データのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索機能の確保は不要です。

電子データ自体の保存や、正当な理由のない訂正・削除を防ぐ措置など、検索以外の要件まで不要になるわけではありません。

検索機能の確保が必要な人向けに、国税庁は、専用ソフトを使わずに日付・取引先・金額を同じ順序でファイル名に入れ、フォルダへ保存する方法を例示しています。

カード明細は月ごとに、店の領収書・請求書は取引ごとに保存すると対応を確認しやすくなります。たとえば、フォルダを2026年／09月／カード明細と2026年／09月／領収書・請求書に分けて保存します。購入月と請求月が異なる場合もあるため、月だけで対応を決めず、取引日・支払先・金額を照合して同じ取引の書類を結び付けます。

ファイル名をそろえることと、正当な理由のない訂正・削除を防ぐことは別の要件です。訂正・削除を防ぐ方法には、所定の期限内にタイムスタンプを付ける方法があります。タイムスタンプは、ある時点でデータが存在し、その後に変更されていないことを証明する情報です。

ほかに、訂正・削除の履歴が残るシステムでデータをやり取り・保存する方法や、作業ルールを文書にした「事務処理規程」を定めて手元に備え、運用する方法などがあります。保存方法に合う措置を確認します。

事務処理規程を使う場合は、国税庁の個人事業者向け規程例を参考にできます。

出典

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（スキャナ保存関係）」問3・5
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」問5

確定申告の直前に1年分を探すより、カードの請求額が確定した月に照合すると、不足している書類を購入履歴から取得しやすくなります。

1. その月の確定明細を、カード会社からPDFやCSVで取得して保存する。
2. 副業の支払いごとに、カード明細と店の領収書・請求書・注文履歴を照らし合わせる。
3. 私用の取引、用途が分からない取引、返品・返金を分ける。
4. 取引日、相手方、金額、勘定科目、購入内容、副業での用途を帳簿へ記録する。
5. 紙と電子データをそれぞれの方法で保存し、まだ取得していない書類を一覧にする。
6. 銀行口座から引き落とされたカード代と、カード会社の請求額を照合する。

カードと銀行口座の両方を会計ソフトへ連携している場合は、同じ支出をカード利用時と口座引落時に二重で経費として登録しないよう注意が要ります。口座からのカード代の引き落としは、すでにカードで支払った金額を精算するものです。

また、カードの利用日や口座引落日だけで、どの年の必要経費になるかが決まるわけではありません。必要経費は、原則としてその年に債務が確定した金額を、その年の経費として記録（計上）します。

「債務が確定」とは、支払う義務が生じ、商品を受け取るなど支払いの原因となる事実があり、金額を合理的に計算できる状態をいいます。年をまたぐ取引や前払いは、サービスの提供時期や契約内容を確認します。

例えば、12月20日に発送用の封筒を3,300円で購入し、その年の発送で全て使い切ったとします。カード代の引落しは、翌年1月です。

一定の条件で、収入や費用を実際のお金の出入りに基づいて記録する「現金主義の特例」があります。この例ではその特例を使わず、年内に債務が確定していれば、その年の経費として記録します。

レシートを該当するカード利用明細の行と対応させ、翌年1月の引落しはカード会社の請求額と照合します。引落しは記録済みの利用分の精算のため、再び経費にはしません。

明細の自動取込みは、支払先や金額を入力する手間を減らせます。ただし、取り込んだ明細を記帳するときは、副業に必要だったか、私用分が混ざっていないか、どの年の必要経費になるかを確かめます。

出典

• 国税庁「No.2210 必要経費の知識」

領収書の保存期間は、一律7年ではありません。事業所得では、青色申告と白色申告、帳簿と書類の種類によって5年または7年に分かれます。

青色申告は、税務署の承認を受け、一定の帳簿を付け、その記録に基づいて行う申告方法です。事業所得を青色申告しない場合は、白色申告です。

事業所得を青色申告する場合

前々年分の事業所得と不動産所得の金額が300万円以下の場合、現金預金取引等関係書類の保存期間は5年です。この300万円は、売上ではなく所得の金額です。

私が青色申告で実際に残した書類と決算書の数字は、「経費と控除で売上814万が所得29万に」にまとめています。

事業所得を白色申告する場合

業務に係る雑所得の場合

前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える人は、現金預金取引等関係書類を5年間保存します。事業所得の青色申告は「所得金額300万円以下」、雑所得は「収入金額300万円超」で判定します。同じ300万円でも、所得か収入か、以下か超かが異なります。

前々年分の収入金額が300万円以下なら、この雑所得の規定による5年保存の対象外です。ただし、必要経費の内容を説明する記録まで不要になるという意味ではありません。申告額を再確認できるよう、帳簿に相当する取引記録と根拠資料を残します。消費税の課税事業者や、ほかの所得で帳簿書類の保存義務がある場合は、それぞれの要件も別に確認します。

保存期間の数え方と、まとめて保管する際の注意点

所得税の保存期間は、帳簿ならその帳簿の記録期間が終わった年（閉鎖した年）の翌年3月15日の翌日から数えます。書類なら、作成または受け取った年の翌年3月15日の翌日から数えます。

書類ごとに廃棄時期を分けたくない場合は、カード明細・領収書・請求書を年ごとにまとめ、長いほうの7年に合わせて残す方法もあります。これは管理を簡単にするための方法で、すべての書類に7年間の保存義務があるという意味ではありません。

なお、消費税の一般課税で仕入税額控除を受ける場合は、所得税上の保存期間にかかわらず、帳簿と請求書等を原則7年間保存します。6年目と7年目は、帳簿または請求書等のいずれか一方を保存する扱いです。

出典

• 国税庁「No.1500 雑所得」
• 国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」
• 国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

この章は、消費税を「一般課税」で申告し、仕入税額控除を受ける人向けです。一般課税では、売上にかかる消費税額から、仕入れや経費にかかる消費税額を一定の要件のもとで差し引きます。この差し引きが「仕入税額控除」です。所得税の必要経費と、消費税の仕入税額控除は別の判定です。

国税庁は、カード会社が発行する請求明細について、販売店やサービス提供者が作成した書類ではなく、消費税法上の請求書等には該当しないと説明しています。カード会社の明細だけを保存しても、原則として仕入税額控除の要件は満たしません。販売店やサービス提供者から受け取った適格請求書等を保存します。適格請求書（インボイス）は、登録を受けた事業者が税率や消費税額などの必要事項を記載して発行する請求書などです。

書類の名前が「領収書」「レシート」「納品書」でも、必要な記載事項を満たせば適格請求書または適格簡易請求書になり得ます。名称だけでなく、販売店の登録番号、取引日、内容、税率ごとの金額など、必要事項を確認します。

消費税には、一定の取引について帳簿だけの保存で仕入税額控除が認められる例外があり、期間限定の少額特例もあります。簡易課税制度を使う場合も計算方法が異なります。いずれの場合も、カード会社の明細は店のインボイスの代わりになりません。

インボイスがないことだけで、所得税の必要経費に該当しなくなるわけではありません。所得税では副業との関係を、消費税では仕入税額控除の要件を、それぞれ確認します。

出典

• 国税庁「クレジットカード会社からの請求明細書」
• 国税庁「インボイス制度について」
• 国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

家計用カードで払っても、副業に必要な支出であれば必要経費になります。一方、副業用と決めたカードで私物を買っても、それだけで必要経費にはなりません。

• 私用だけの支出は必要経費から外す。
• 一つのレシートに業務用と私用の商品がある場合は、業務用の商品と金額が分かるように印を付け、計算を残す。
• パソコンや自宅のネット回線などを私用と兼用する場合は、実際の利用状況から業務分を按分し、計算式と根拠を残す。
• 会計ソフトに登録したカードの残高を管理する場合は、私用分も所定の方法で記録する。

例えばfreeeでは、私用分を勘定科目「事業主貸」で記録するか、「プライベートな出金として処理」を選びます。明細を無視したり未登録のままにしたりすると、帳簿上の残高と実際の残高が合わなくなります。

按分の割合は、カードの利用回数や名義ではなく、対象となる物やサービスを副業でどの程度使ったかで考えます。計算例は、副業用パソコンとネット代の経費処理で説明しています。

私はネットショップを運営していたとき、家計用とは別のカードを副業用にしていました。専用のカードにすると、副業の取引を明細から探しやすくなります。分ける時期と引き落とし口座は、副業用の銀行口座とカードを分ける方法で扱っています。

出典

• freee：クレジットカード利用明細と私用分の記帳